In 2012 begon ik me te verdiepen in de wereld van live online trainen en in 2018 sloot ik mijn MBA opleiding af met een onderzoek naar het inzetten van virtual classrooms. Dat onderzoek deed ik omdat ik merkte dat het live online trainen, met zoveel mogelijkheden en voordelen niet helemaal doorbrak.
Ik bedacht een aantal toekomstscenario’s, waarvan een was dat er een situatie zou ontstaan waardoor we niet anders meer konden dan live online trainen. Wie had ooit verwacht dat die situatie in 2020 echt zou ontstaan.
In 2020 heb ik veel organisaties geholpen bij de start van live online trainen, en merkte dat er regelmatig voor een tool werd gekozen die achteraf niet goed was voor trainers, deelnemers of voor het juiste resultaat.
Een van mijn klanten begon met Teams, stapte over op Zoom en daarna kwam vitero.
Met veel ongemak en onbegrip bij trainers en deelnemers. Waarom weer een andere tool leren kennen?
Ik begon met het beantwoorden van vragen van klanten met een wedervraag: waarom kiezen jullie voor deze tool, zullen we eerst eens een toolverkenning uitvoeren, samen met jullie trainers? Dat scheelt uiteindelijk tijd, geld en veel gedoe.
In zo’n toolverkenning stelde ik de volgende vragen:
DOELGROEP
Is het een doelgroep die gewend is aan deelname aan live online meetings?
Vragen die hier van belang zijn:
Hebben ze een:
- Goede internetverbinding
- Goede computer
Zijn ze:
- Digitaal vaardig
- Gewend aan deelname via tool of app
Werken ze in een bedrijfsnetwerk?
TRAINERS
Heeft de doelgroep, trainers, al ervaring met bepaalde tools?
Gebruikersgemak trainer
Vragen die hier van belang zijn:
- Schermdelen (Zoom) of
- Materiaal uploaden in tool (AC/vitero) wie doet dat?
- Gebruik van functionaliteiten (feedback knopjes)
- Gebruik webcam
- Gebruik audio of chat
En ook hier, heeft de trainer de beschikking over een goede, vaste internetverbinding? Het lijkt een open deur, maar ervaring leert dat een vaste internetverbinding niet vanzelfsprekend is. Met een minder goede internetverbinding zul je problemen ervaren met audio en webcam.
INLOGGEN
In de browser of installeren van ‘software’. Bij de digitaal minder vaardige doelgroep, of doelgroep die weinig gebruik maakt van een computer kan dit laatste voor problemen zorgen.
- Testmoment inplannen
- Handouts maken met uitleg
- Video maken
- Deelnemers eerder laten inloggen (geruststellen, hulp aanbieden, veiligheid bieden)
VERDER
Is het de bedoeling dat deelnemers de webcam aanzetten? In Zoom is dat gebruikelijk, in vitero zijn er wat beperkingen qua aantal. Voor beide valt trouwens wat te zeggen, uit onderzoek blijkt dat gebruik van de webcam erg vermoeiend kan zijn. Maak bewuste keuzes zou ik zeggen.
Door trainers zelf aan zet te laten zijn in een toolverkenning waarin ze zelf met elkaar of met deelnemers kunnen testen wat het best werkt voorkom je veel gedoe.
VEILIGHEID
Het kan niemand zijn ontgaan dat Zoom vorig jaar problemen had met beveiliging en dat veel organisaties een verbod hadden op het gebruik van deze tool. Inmiddels kunnen we denk ik wel zeggen dat deze problemen achter de rug zijn.
Ik werkte in 2020 met meerdere tools. Ik heb zeker favorieten, maar adviseer altijd op basis van bovenstaand lijstje en laat klanten (bij voorkeur de trainers zelf) altijd een pilot uitvoeren zodat ze zelf hebben ervaren hoe het werkt.
- Adobe Connect (was jarenlang mijn favoriet, door de vele audio problemen op dit moment even niet)
- Vitero (een echte trainingstool)
- Zoom (probleemloze tool, gebaseerd op schermdelen. Webcam voor iedereen, whiteboard)
- Big Blue Button (verrassende tool, gratis met heel veel mogelijkheden)
- Webex (gebaseerd op schermdelen, trainingsversie is aan de prijs)
- Gototraining (gebaseerd op schermdelen, trainingsversie is aan de prijs)
- Webinargeek (geschikt voor webinars, met call to action knoppen. Weinig interactie, geen webcam voor deelnemers)
Ben je op zoek naar advies als het gaat om het inzetten van de juiste tool? Neem contact met me op, dan kijken we samen of en hoe ik je kan helpen.